บทที่ 3 องค์กรและการบริหารงานภายในองค์กร

ความหมายของการจัดองค์กร

       การจัดองค์กรเป็นกิจกรรมที่ทำเกี่ยวกับการจัดโครงสร้างขององค์กร โดยพิจารณาว่า การที่จะทำให้ได้บรรลุตามเป้าหมายที่กำหนดไว้นั้น ต้องมีงานอะไรบ้าง และงานแต่ละอย่างจะสามารถจัดแบ่งกลุ่มงานได้อย่างไร มีใครบ้างเป็นผู้รับผิดชอบในแต่ละส่วนงานนั้นและมีการรายงานบังคับบัญชาตามลำดับขั้นอย่างไรใครเป็นผู้มีอำนาจในการตัดสินใจมีนักวิชาการได้ให้ความหมายขององค์กรไว้ ดังนี้

เอ็ดวิน ฟลิปโป (Edwin B. Flippo) ได้ให้ความหมายของการจัดองค์ไว้ว่า "การจัดองค์กร หมายถึงการจัดความสัมพันธ์ระหว่างส่วนต่างๆ คือ ตัวบุคคลและหน้าที่การงาน เพื่อรวมกันเข้าเป็นหน่วยงานที่มีประสิทธิภาพ สามารถทำงานบรรลุเป้าหมายได้" (Edwin B. Flippo, 1970: 129)

มูนีย์ และไรลีย์ (Moonney and Reiley) ได้กล่าวถึงการจัดองค์กรไว้ว่า"องค์กรหมายถึงความสัมพันธ์ระหว่างมนุษย์เพื่อทำงานให้สำเร็จร่วมกันการจัดองค์กรจึงเป็นการจัดหน้าที่การงานให้ประสานสัมพันธ์กัน" (James D. Mooney and Alan C. Reiley, 1939:1-4)

เซอร์โต(SamuelC.Certo)กล่าวไว้ว่า"การจัดองค์กร (Organizing) เป็นกระบวนการจัดสรรการใช้ทรัพยากรภายในระบบการจัดการอย่างเป็นลำดับการใช้ทรัพยากรอย่างเป็นลำดับนั้น เน้นกรบรรลุเป้าหมายของระบบการจัดการช่วยให้ผู้บริหารมีการกำหนดวัถตุประสงค์ที่ชัดเจนและการจัดสรรทรัพยากรเพื่อให้ได้มาซึ่งเป้าหมายที่ตั้งไว้สิ่งสำคัญที่สุดในการจัดองค์กร คือ การกำหนดกิจกรรมของบุคลากรแต่ละคนในองค์กรร่วมกับการกำหนดความพยายามที่ดีที่สุดในการทำกิจกรรมเพื่อให้ได้มาซึ่งประสิทธิภาพผลตามวัตถุประสงค์ที่องค์กรได้ตั้งไว้ส่วนคำว่าองค์กร(Organization)เป็นผลลัพธ์ที่ได้จากกระบวนการจัดองค์กร"(SamuelC.Certo, แปลโดย พัชนี นนทศักดิ์ และคณะ,2552: 141)

สมคิด บางโม ให้ความเห็นไว้ว่า "การจัดองค์กร หมายถึง การจัดแบ่งองค์กรออกเป็นหน่วยงานย่อย ๆ ให้ครอบคลุมภารกิจและหน้าที่ขององค์กรพร้อมกำหนดอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบและความสัมพันธ์ระหว่างองค์กรย่อยไว้ด้วย ทั้งนี้ เพื่ออำนวยความสะดวกในการบริหารให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร"(สมคิดบางโม,2554: 113)

จากความหมายข้างต้นสรุปได้ว่า "การจัดองค์กร (Organizing) คือ การตัดสินใจของผู้บริหารในการจัดสรรทรัพยากรต่าง ๆ ขององค์กรออกเป็นหมวดหมู่อย่างเป็นระเบียบและมีความสมดุลกันในด้านภารกิจอำนาจหน้าที่ความรับผิดชอบของแต่ละหน่วยงานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล"

ภาพประกอบ

การจัดองศ์กรช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

เป็นที่น่าสังเกตว่าในปัจจุบันการดำเนินงานของภาคธุรกิจมักจะเป็นองค์กรขนาดใหญ่หลายองค์กรพยายามที่จะขยายกิจการให้ครบวงจรบ้างก็ขยายสาขาเพื่อให้บุคลากรมีแนวทางที่ชัดเจนในการปฏิบัติงานไม่เกิดความซ้ำซ้อนในการทำงานผู้บริหารเองก็สามารถเรียกหาข้อมูลเพื่อประกอบการพิจารณาตัดสินใจได้สะดวก ถูกต้องและรวดเร็ว การจัดองค์กรจึงมีความสำคัญต่อความสำคัญขององค์กร

ภาพประกอบ

 การจัดองค์กรที่ดีช่วยลดปัญหาการทำงานที่ซ้ำซ้อน

       

      การจัดองค์กรที่ดีช่วยให้ผู้ปฏิบัติงานได้ทำงานตามความถนัดหรือตามความเหมาะสม เช่น จากการจัดองค์กร องค์กรจะต้องมีการแบ่งแผนกงาน และจัดคนลงไปทำงานในแต่ละแผนก ซึ่งการจัดคนไปในแต่ละแผนกนั้นผู้บริหารต้องคำนึงถึงความรู้ความสามารถและประสบการณ์ เพื่อจัดคนให้เหมาะสมกับงาน ถ้าผู้บริหารสามารถจัดคนให้เหมาะสมกับงาน องค์กรก็ได้ประโยชน์สูงสุดจากการทำงานของพวกเขาเหล่านั้น
   องค์กรเป็นที่รวมของคนและที่เป็นรวมของงานต่าง ๆ เพื่อให้พนักงานขององค์กรปฏิบัติได้อย่างเต็มประสิทธิภาพจึงจำเป็นต้องจัดแบ่งหน้าที่การทำงาน และมอบอำนาจให้รับผิดชอบตามความสามารถและความถนัด และตั้งหัวหน้างานขึ้นรับผิดชอบควบคุม ดังนั้นจะเห็นว่าการจัดองค์กรมีความจำเป็นและก่อให้เกิดประโยชน์หลายด้าน (สมคิด บางโม,2554: 114)                

1 ประโยชน์ต่อองค์กร

1.1.การจัดโครงสร้างองค์กรที่ดีและเหมาะสมจะทำให้องค์กรบรรลุวัตถุประสงค์และเจริญก้าวหน้าขึ้นไปเรื่อย ๆ
1.2ทำให้งานไม่ซ้ำซ้อนไม่มีแผนกงานมากเกินไปเป็นการประหยัดต้นทุนไปด้วย
1.3องค์กรสามารถปรับตัวเข้ากับสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนไปได้งานตามความจำเป็น

2.ประโยชน์ต่อผู้บริหาร

2.2 บริหารงานง่าย สะดวก รู้ว่าใครรับผิดชอบอะไร มีหน้าที่ทำอะไร
2.3  แก้ปัญหาการทำงานซ้ำซ้อนได้ง่าย
2.4 ทำให้งานไม่คั่งค้าง ณ จุดใดจุดหนึ่ง สามารถติดตามแก้ไขง่าย  
2.5  การมอบอำนาจที่ได้ง่าย ขจัดปัญหาการเกี่ยงกันทำงานหรือปัดความรับผิดชอบ

3.ประโยชน์ต่อผู้ปฏิบัติงาน

3.2  ทำให้รู้อำนาจหน้าที่และขอบข่ายการทำงานของตนว่ามีเพียงใด
3.3 การแบ่งงานให้พนักงานอย่างเหมาะสม ช่วยให้พนักงานมีความพอใจ ไม่เกิดความรู้สึกว่างานมากไปหรือน้อยไป
3.4 เมื่อพนักงานรู้อำนาจหน้าที่และขอบเขตงานของตน ย่อมก่อให้เกิดความคิดริเริ่มในการทำงาน
3.5  พนักงานเข้าใจความสัมพันธ์ของตนต่อฝ่ายอื่น ๆ ทำให้สามารถติดต่อกันได้ดียิ่งขึ้น

วัตถุประสงค์ของการจัดองค์กร

การจัดองค์กรถือเป็นกระบวนการในการจัดรายละเอียดของงานทุกอย่างที่ต้องกระทำและทรัพยากรมี่ต้องใช้เพื่อแบ่งงานและทรัพยากรให้กับสมาชิกในองค์กรดำเนินงานให้บรรลุเป้าหมายขององค์กร และที่องค์กรจะเป็นระบบเปิดการจัดองค์กรจึงต้องคำนึงถึงระบบภายในการจัดแบ่งงานและทรัพยากรในองค์กรนี้จะสะท้อนถึงการแบ่งกลุ่มงานแผนกงานสายการบังคับบัญชาและกลไกลในการประสานงานในองค์กร(วรารัตน์ เขียวไพรี, 2542 : 89) ดังนั้น จึงสรุปได้ว่าการจัดองค์กรมีบทบาท ดังนี้ (เอกวิทย์ มณีธร, 2552 : 82-83)

1. เพื่อแบ่งงานกันทำโดยแยกเป็นแต่ละงาน แต่ละแผนก หรือหน่วยงานตามความเหมาะสม

2. เพื่อมอบหมายงานและความรับผิดชอบให้แต่ละคนทำตามความรู้ความถนัด

3. เพื่อประสานงานต่าง ๆ ให้ดำเนินไปอย่างสอดคล้องกันตลอดทั้งองค์กรตั้งแต่เริ่มต้นจนงานเสร็จ

4.  เพื่อจัดงานออกเป็นกลุ่ม ๆ แต่ละกลุ่มจัดตั้งขึ้นเป็นหน่วยงานหรือแผนงาน โดยเกณฑ์อย่างใดอย่างหนึ่ง

5. เพื่อกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างบุคคล ระหว่างกลุ่มและระหว่างหน่วยงานหรือแผนงาน

6. เพื่อกำหนดสายการบังคับบัญชาอย่างเป็นทางการตลอดทั้งองค์กร

7.เพื่อจัดสรรใช้ทรัพยากรขององค์กรอย่างมีประสิทธิภาพและก่อให้เกิดประสิทธิผลสูงสุด